人事なら絶対避けたい！”面接辞退”を防ぐために今すぐできる４つの対策！
面接の開始時刻になっても候補者が現れる気配がない、面接日程確定後にキャンセル連絡がくる。面接辞退は仕方がないと割り切る一方、相次ぐと採用側は疲弊しますよね。本日は、なぜ面接辞退に至ってしまうのか、候補者側の視点を考えながら事前に回避する施策についても考えてみたいと思います。
なぜ候補者は面接辞退をするのか？
面接日程調整や事前準備は工数がかかるもの。その為、日程確定後のキャンセル連絡やドタキャンに「またか…」と肩を落とす採用担当者は多いのではないでしょうか。そもそも候補者はなぜ突然面接辞退をするのでしょうか？人材紹介会社で候補者側のサポートをしてきた立場から、直前の面接辞退に至る理由を3つ紹介します。
①併願他社で内定が出ていて辞退せざるを得ない
直前の面接辞退でよくあるのは、併願他社と比較した上で志望順位が低かったり、既に他社で合格が出ていたりするケースです。この場合は、正直しかたない部分も大いにあります。無理に面接に参加してもらっても、最終的に辞退になってしまう可能性もあるので割り切る必要もあります。
②なんとなく興味がなくなり辞退に
応募時には何かしらの興味を惹かれて応募したものの、いざ面接となるとモチベーションが下がり辞退するケース。「なんで応募したのか！？」と突っ込みたくなるような理由ですが、意外にもよくある事例です。特に書類選考期間が長引くと、ようやく面接の案内が来ても意欲が下がってしまうことがあります。また、その間に他社の選考が進んでしまうこともあり、結果的に離心に繋がってしまうようです。
③面接への不安感から辞退に
就職活動以来の面接で緊張や不安から突然の辞退にいたるケースもよくあります。キャリアアドバイザーとして候補者側の支援をしていると、「面接準備が間に合わないので辞退したいです」という声や「正直、面接の事を考えると不安なので辞退したいです」という本音を聞くことがよくありました。採用側からすると、「そこまで？」と思うこともあるかもしれませんが、人によっては心理的な背景から辞退に至ることがあるようです。
面接辞退を極力回避する工夫は？
候補者側の事情や辞退に至る背景が分かると、辞退を回避する対策も考えやすいのではないでしょうか。採用担当が今すぐできる工夫改善について4つ紹介していきたいと思います。
①書類選考に掛けるリードタイムを短くする
書類選考結果の連絡はできれば3日～1週間以内には伝達することをおすすめします。採用以外にも様々な業務を抱えていると選考結果の連絡に時間がかかったり、また、部門の責任者や役員にも書類のジャッジを委ねていると想定以上に時間がかかることがあるでしょう。複数の目を通さなければならない場合でも、期限を決めて結果連絡ができるよう行動計画を立てることをおすすめします。
②面接日程確定後にリマインドメールを送る
面接日の2.3日前に、選考参加の可否を確認する「リマインドメール」を送ることも有効な手段です。仮にその時点でキャンセル連絡を受け取ったとしても、当日のドタキャンを防ぐことができます。企業によっては、「当日キャンセルをする場合はお見送りと判断します」という文言を加え、選考に必ず参加してもらえるよう意識づけをおこなっているところもあります。
③書類選考結果のフィードバックを事前に伝える
実は、求職者が気になっている「書類選考のフィードバック」。多少工数がかかるかもしれませんが、書類選考時に魅力的に感じた部分を日程連絡のメールに追記することで、求職者にも良い印象を与えることができます。求職者は選考においてフィードバックがないと不安を感じることが多いため、「何を評価したのか？」を伝えることがその後の良いリレーションにつながるのではないかと思います。
④面接日程連絡と同時に自社の資料を送付する
自社の資料を送付することで、選考のイメージを持ってもらいやすくなります。中途採用は新卒採用と異なり企業説明会を行うケースが少なく、求職者が企業について集められる情報はホームページや求人票の閲覧がメインです。企業情報を大々的にオープンにしていない場合、求職者側もどのようなスタンスで面接に望めばいいのかわかりません。そこで、自社の資料や面接で話したい内容について事前情報を送ることで、明確なイメージを持ちやすくなるのです。
最後に
さて、本日は求職者が面接辞退に至る理由や背景、そして事前に回避できる施策について紹介しました。日々業務に追われていると、面接に来ていただける候補者がいることへの感謝を忘れがちですよね。自社に興味のある候補者がいることに感謝しつつ、相手の目線に立ってみることで、突然の辞退に至る理由も理解できる気がします。本日紹介した「採用担当が今すぐできる工夫改善」は些細な工夫ですが、その積み重ねが後々の効果に繋がってくるはずです。まず面接に来てもらうためにも、日々小さな改善をしていきましょう！
新卒で介護系事業会社で広告の営業活動を経験した後、大手人材紹介会社に転職。キャリアアドバイザーとして20代～30代を対象とした転職支援に従事。副業でWEBライターとしても活動中。現在は、法人側の採用支援に携わっている。
